Gestión del tiempo: 4 herramientas claves para la vida y el trabajo

Es increíble como nos cambió la vida. Hace un año la manera en distribuir nuestro tiempo mucho tenía que ver con el lugar y, aunque siempre ha sido un reto, hoy nuestro día a día empezó a ser en un mismo espacio frente a la laptop. Abrimos una ventana estamos en una capacitación, abrimos otra y estamos con un cliente, abrimos otra y estamos como en la oficina… y en paralelo la vida personal en casa. ¿Alguien más sintió un poco de caos?

Tener una rutina antes de pandemia era mucho más fácil que ahora que estamos en casa. Muchos pensábamos que el home office era la mejor idea «para gestionar nuestro tiempo». Nada más alejado de la realidad. Estamos aprendiendo en el proceso.

Es por eso que a continuación quiero compartir contigo 4 herramientas claves para gestionar el tiempo de manera efectiva en el trabajo y en la vida personal:

1.Google Calendar, Outlook o iCal

Si quieres empezar a llevar una vida organizada, empezar a usar los calendarios del correo electrónico debes. ¿Por qué? pues tiene diversos beneficios y aquí te cuento algunos:

• Organizar tu semana y/o mes en un cronograma visible. Esto dará como resultado que no cruces tus tiempos. Cuida tu tiempo y el de los demás.
• Al tener el mail vinculado al celular, las alertas te aparecerán en ambos lugares.
• Si tienes reuniones o eventos importantes con otras personas, también puedes enviarles la invitación virtual a ellos para que aparezca una alerta en su celular horas o minutos antes.
• Puedes distribuir tus tareas, eventos o actividades por colores según la temática que elijas. Por ejemplo: verde (trabajo), amarillo (vida personal) y rojo (urgente).

Es importante considerar que, no solo es necesario agendar lo referente al trabajo. Agenda también los compromiso con otros y contigo mismo o misma. Notarás la diferencia.

2. Cuaderno de pendientes

A diferencia de una agenda física (las que tienen fecha y espacio para escribir), el cuaderno es mucho más libre para que puedas listar todos tus pendientes sin limites para luego distribuirlos. Todos los días al terminar el día, en una hoja nueva del cuaderno, lista todos los pendientes que estás dejando para mañana y así sucesivamente todos los días. ¿Y los viernes? pues, ese día también lista lo del lunes.

Muchas veces, al empezar el día, comenzamos a listar lo que vamos a empezar hacer o revisamos correos para ver «qué tenemos que hacer». Entonces, eso nos hace empezar el día con el pie izquierdo. Correos, llamadas, eventos, temas personales y los pendientes que dejamos ayer se mezclan y finalmente no sabemos por donde empezar y, lo peor de todo, cuando terminar.

Por lo cual, es valioso que empezar a cerrar el día anotando todo lo que viene mañana.

3. Resaltadores de colores

Utilizar diferentes colores hace que se active el lado creativo del cerebro. Cuando listamos todo y no diferenciamos una información de otra también nos genera más trabajo reconocer el punto de partida. Por lo cual, es valioso empezar a utilizar los resaltadores en tus apuntes para destacar:

1. Lo no negociable. Tengo que hacerlo sí o sí.
2. Puede esperar unos días. Este pendiente tiene un deadline.
3. Es importante pero no urgente.

4. Post-it o Simple Sticky Notes

Los post-it y, por sobre todo, los que son para laptop son un gran aliado y puedes darle diversos usos. Para anotar los recordatorios urgentes, para anotar los códigos que usas con frecuencia y pierdes tiempo buscando en otro lado. Colocar los correos de personas a las que tienes que mantener en copia con frecuencia, ETC.

Si no tienes post-it en el escritorio de tu laptop, puedes descargar de manera gratuita Simple Sticky Notes y podrás hacer uso de ellos como aparece en la foto de arriba.

Siempre encontraremos tiempo para todo lo realmente importante. La clave está en tener perspectiva, orden y priorizar.

¡Empieza a sacarle el máximo provecho a tu día! ¿Estas herramientas te parecieron útiles? Cuéntame en los comentarios.